Fringe benefit 2023: La gestione da parte dei datori di lavoro - Aggiornamenti

Al fine di incentivare il potere di acquisto e di ridurre il cuneo fiscale, il governo ha innalzato, per il solo anno 2023 e per i soli lavoratori con figli a carico, il limite di esenzione fiscale e contributiva per i fringe benefit da 258,23 a 3.000 euro.

L’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 23/E/2023 ha fornito le indicazioni e i chiarimenti operativi che devono essere considerati dal datore di lavoro in vista dell’avvicinarsi della scadenza del 31 dicembre 2023, al fine di valutare come operare la corretta gestione con particolare attenzione per i lavoratori con figli fiscalmente a carico.

Di seguito vengo date indicazioni su come devono comportarsi i datori di lavoro, quali scenari possono venire a delinearsi da qui alla fine dell’anno e quali valutazioni possono e devono essere fatte con esempi concreti

La normativa per il solo 2023

L’art. 40 del decreto Lavoro ha previsto per il solo anno 2023 e per i soli lavoratori con figli fiscalmente a carico l’innalzamento dell’ordinario limite di esenzione di cui all’art. 51, co.3, terzo periodo del TUIR di 258,23 euro a 3.000 euro annui.

Nel limite “potenziato” per espressa previsione di legge potranno rientrare anche il pagamento diretto o il rimborso al lavoratore delle utenze domestiche.

Con la circolare n. 23/E del 1° agosto 2023 l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che:

rientrano nella nozione di reddito di lavoro dipendente anche i beni ceduti e i servizi prestati al coniuge del lavoratore o ai familiari indicati nell’articolo 12 del TUIR, nonché i beni e i servizi per i quali venga attribuito il diritto di ottenerli da terzi;
le eventuali somme erogate o rimborsate dai datori di lavoro per il pagamento delle utenze domestiche del servizio idrico integrato, dell’energia elettrica e del gas naturale potranno riguardare anche utenze relative o intestate al coniuge o ai familiari di cui all’art. 12 TUIR;
al fine evitare che il lavoratore fruisca più volte di un beneficio in relazione alle medesime spese, le eventuali somme pagate per le utenze dal lavoratore nel 2023 che si riferiscono a consumi di competenza del 2022 - già oggetto di rimborso o per le quali siano già state erogate le somme dal datore di lavoro in applicazione dell’innalzamento operato per l’anno 2022 - non possono essere considerate ai fini della nuova agevolazione per l’anno 2023 prevista dall’art. 40 del decreto Lavoro;
il beneficio dell’innalzamento spetta non solo ai titolari di redditi da lavoro dipendente ma anche di redditi assimilati a lavoro dipendente ( collaboratori coordinati e continuativi, amministratori, stagisti e borsisti )
l’innalzamento a 3.000 euro non deve essere generalizzato o per categoria omogenea ma può essere riconosciuto anche al singolo lavoratore ad personam;
per essere fiscalmente a carico i figli devono avere un reddito non superiore a euro 2.840,51 annui, innalzato per i figli di età non superiore a 24 anni a 4.000 euro annui;
la condizione di figlio fiscalmente a carico deve essere verificata con riferimento al 31 dicembre di ogni anno e pertanto, trattandosi di un’agevolazione spettante per il solo anno d’imposta 2023, sarà necessario verificare il superamento o meno del limite reddituale alla data del 31 dicembre 2023.

La misura agevolata a 3.000 euro spetta per intero per ogni singolo genitore e anche nel caso in cui il lavoratore non possa beneficiare della detrazione per figli fiscalmente a carico di cui all’art. 12 del TUIR poiché per gli stessi percepisce l’assegno unico e universale (AUU); nel caso in cui i genitori si accordino per attribuire l’intera detrazione per figli fiscalmente a carico a quello dei due che possiede il reddito complessivo di ammontare più elevato (ai sensi dell’art. 12, co. 1, lett. c), del TUIR), l’importo di esenzione agevolato spetta a entrambi, in quanto il figlio è considerato fiscalmente a carico sia dell’uno sia dell’altro genitore.

Modalità applicative

Per quanto riguarda le modalità applicative, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che:

l’applicazione della misura è subordinata alla dichiarazione da parte del lavoratore al datore di lavoro di averne diritto, indicando il codice fiscale del figlio o dei figli a carico. ( Allegato 1)
la dichiarazione, non essendo prevista forma specifica, può essere effettuata secondo modalità concordate fra datore di lavoro e lavoratore, fermo restando l’onere da parte del datore di lavoro di conservare la documentazione (anche firmata digitalmente) ai fini di un eventuale controllo da parte degli organi competenti;
i lavoratori per i quali dovesse venir meno in corso d’anno il presupposto del figlio a carico, sono tenuti a darne prontamente comunicazione al sostituto d’imposta: in tale ipotesi, il datore di lavoro procederà al recupero del beneficio non spettante dagli emolumenti corrisposti nei periodi di paga successivi a quello nel quale è resa la comunicazione e, comunque, entro i termini di effettuazione delle operazioni di conguaglio di fine anno o di fine rapporto, nel caso di cessazione dello stesso nel corso del 2023.

Lavoratori senza figli a carico

Per espressa previsione di legge e come chiarito dalle Entrate per i lavoratori con figli non a carico continuerà a trovare applicazione l’ordinario regime di esenzione previsto dall’art. 51, co. 3, del TUIR, ovvero quello di 258,23 annui; entro tale soglia non potranno rientrare i rimborsi e le somme erogate per il pagamento delle bollette di luce, acqua e gas, per i quali resta applicabile, per tali lavoratori, il principio generale secondo cui qualunque somma percepita dal lavoratore in relazione al rapporto di lavoro costituisce reddito imponibile di lavoro dipendente.

Dichiarazione dei lavoratori

L’applicazione del limite potenziato a 3.000 euro non è automatica e il lavoratore che intende fruire di tale beneficio è tenuto a produrre al datore di lavoro una dichiarazione di spettanza contenente il codice fiscale dei figli.

Si tratta, pertanto, di una disposizione condizionata alla richiesta del lavoratore.

In merito alla conservazione dei documenti, è utile richiamare la circolare n. 35/E/2022 con cui l’Agenzia delle Entrate ha specificato che il datore di lavoro, nel rispetto del regolamento (UE) 2016/679 è tenuto ad acquisire e a conservare, per eventuali controlli, i documenti giustificativi della spesa inclusa nel limite di non imponibilità fiscale.

In alternativa è consentita l’acquisizione di una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà rilasciata dal lavoratore ai sensi del D.P.R. n. 445/2000 che contenga gli elementi utili a identificare le utenze domestiche pagate o rimborsate dal datore di lavoro e che attesti la circostanza che le medesime fatture non siano già state oggetto di richiesta di rimborso, totale o parziale, non solo presso il medesimo datore di lavoro, ma anche presso altri. ( Allegato 2)

A corollario, la circolare n. 23/E/2023 sottolinea che non è richiesta una forma particolare ma l’obbligo dichiarativo del lavoratore può essere assolto secondo modalità concordate con il datore di lavoro.

In ogni caso, è necessario conservare la documentazione (anche firmata digitalmente) comprovante l’avvenuta dichiarazione, ai fini di un eventuale controllo da parte degli organi competenti.

Rapporto con il bonus carburante

Riguardo alla cumulabilità con altre misure, in particolare con il nuovo bonus carburante di cui all’articolo 1, comma 1, del D.L. n. 59/2023, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 23/2023, l’innalzamento del limite di non imponibilità di cui all’art. 40 del decreto Lavoro, rappresenta un’agevolazione ulteriore, diversa e autonoma; pertanto, il valore dei beni e servizi erogati dal sostituto d’imposta nel periodo d’imposta 2023 terrà conto di due distinti limiti di esclusione dal reddito: il primo di 200 euro per i buoni carburante; il secondo di 3.000 euro per gli altri beni e servizi, compresi, eventualmente, altri buoni carburante.

Esempi per la gestione operativa dei fringe benefit fino a 3.000 euro

In vista dell’avvicinarsi della prossima scadenza del 31 dicembre 2023, proviamo qui di seguito a ipotizzare come dovranno comportarsi i datori di lavoro per la gestione operativa del “bonus” di 3.000 euro.

Esempio 1 - Lavoratore con figli a carico

Datore di lavoro che nel periodo ricompreso da gennaio 2023 ad oggi, ha erogato ad un proprio collaboratore con figli a carico beni e servizi fino a 258,23.

Qualora il datore di lavoro volesse incentivare il lavoratore utilizzando l’innalzamento della soglia di esenzione, avrà a disposizione un plafond di euro 2.741,77 fino al 31 dicembre 2023.

Tale valore potrà essere ulteriormente incrementato di 200 euro mediante il riconoscimento di buoni benzina e titoli equivalenti previsti dall’art. 1, co. 1 del D.L. n. 5/2023.

Si ricorda che il bonus benzina è esente solo da un punto di vista fiscale e non previdenziale.

Esempio 2 - Lavoratore con figli a carico

Datore di lavoro che nel periodo gennaio 2023 ad oggi ha erogato al proprio lavoratore beni e servizi del valore di 3.000 euro.

In tale esempio, il “plafond” esente è già stato raggiunto, con la conseguenza che l’eventuale riconoscimento di ulteriori beni/servizi esenti comporterà il superamento della “franchigia” di esenzione con conseguente assoggettamento dell’intero valore di beni e servizi a imposizione fiscale e previdenziale.

Esempio 3 - Lavoratore senza figli a carico

Lavoratore a cui il datore di lavoro da gennaio ad oggi ha già erogato 3.000 euro in beni e servizi esenti; l’innalzamento a 3.000 euro è avvenuto a fronte della presentazione della dichiarazione presentata dal lavoratore di avere figli a carico.

Nel mese di settembre, il figlio perde il requisito di essere fiscalmente a carico: come precisato dall’Agenzia, venendo meno il requisito al 31 dicembre 2023, il datore di lavoro in sede di conguaglio dovrà assoggettare a contribuzione e tassazione l’intero importo riconosciuto.

Non sarà possibile decurtare dal valore di 3.000 euro il limite ordinario di 258,23 previsto per i lavoratori senza figli a carico, in quanto la soglia di esenzione ordinaria risulta essere già superata.

Esempio 4 - Lavoratore con figli a carico

Lavoratore con figli a carico a cui il datore di lavoro nel periodo ricompreso tra gennaio e aprile 2023 ha già riconosciuto beni e servizi per un valore di 2.400 euro. Il datore di lavoro, al superamento della soglia di esenzione generale di 258,23 ha correttamente assoggettato a tassazione e contribuzione l’intero importo.

Entro il mese di dicembre 2023, il datore di lavoro dovrà effettuare un conguaglio a favore del lavoratore sia di natura previdenziale che fiscale in quanto l’ammontare percepito nel corso dell’anno 2023 (euro 2.400) risulta essere al di sotto della soglia di esenzione. Operazione di conguaglio che riguarderà anche la contribuzione previdenziale a carico ditta e le cui modalità di effettuazione dovranno essere comunicate da parte dell’INPS.