L'obbligo di comunicazione del Titolare effettivo

Il D.Lgs. 125/2019 ha introdotto l’obbligo per le imprese dotate di personalità giuridica (SRL, SPA e SAPA) e per le persone giuridiche private, inclusi i trust, tenute all’iscrizione nel Registro delle Imprese di comunicare a quest’ultimo le informazioni relative ai titolari effettivi mediante una procedura svolta in via telematica, in esenzione da imposta di bollo, i cui contenuti verranno iscritti in una apposita sezione del Registro delle Imprese stesso.

Le informazioni contenute nella predetta sezione potranno essere consultate gratuitamente da autorità preposte al sistema antiriciclaggio, nell’ambito di investigazioni e anche per il contrasto all’evasione fiscale, mentre potranno essere consultate, dietro pagamento di diritti di segreteria, da parte di qualsiasi soggetto, al pari di una qualsiasi visura camerale.

La procedura di comunicazione del titolare effettivo è divenuta effettiva in data 9 ottobre 2023.

L’istanza dovrà essere presentata direttamente da parte delle imprese, esclusivamente per via telematica, e dovrà essere firmata digitalmente con firma digitale intestata al Legale rappresentante.

Pertanto, l’invio sarà a carico, senza possibilità di deleghe o procure a intermediari o a terzi:

• di almeno un amministratore dell’impresa dotato di legale rappresentanza per le società di capitali;

• dal fondatore o dai soggetti con la rappresentanza e l’amministrazione per le persone giuridiche private;

• dal fiduciario, nel caso dei trust.

La definizione di titolare effettivo

Secondo il D.Lgs. n. 90 del 25 maggio 2017 il titolare effettivo è la persona fisica che realizza un’operazione o un’attività oppure, nel caso di entità giuridica, chi come persona fisica, in ultima istanza, la possiede o controlla o ne è beneficiaria.

Il titolare effettivo di società è ogni persona fisica che detiene almeno una delle seguenti condizioni:

• la proprietà diretta, con la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale;

• la proprietà indiretta, se la stessa titolarità è detenuta tramite società controllate, società fiduciarie o interposta persona.

In assenza di queste condizioni, il titolare effettivo è individuato considerando nell’ordine questi requisiti:

• il controllo di un numero maggioritario o comunque dominante di voti nell’assemblea ordinaria dei soci;

• l’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentono di esercitare un’influenza dominante.

Se anche con questi criteri l’attribuzione non è possibile, il titolare effettivo è ogni persona fisica avente poteri di amministrazione o direzione.

Il titolare effettivo di persone giuridiche private è ogni persona fisica che ricopre almeno uno dei seguenti ruoli:

• fondatore, se in vita;

• beneficiario;

• titolare di funzioni di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.

Il titolare effettivo di trust e istituti giuridici affini è la persona fisica che ricopre uno dei seguenti ruoli:

• costituente;

• fiduciario;

• guardiano;

• beneficiario;

• soggetto che controlla il trust o i beni conferiti nel trust con proprietà diretta o indiretta o altri mezzi.

La comunicazione al Registro delle imprese

Per comunicare i dati del titolare effettivo è possibile utilizzare il nuovo applicativo DIRE, oppure le altre soluzioni di mercato, aggiornate con la modulistica ministeriale per la compilazione e l’invio delle istanze.

Occorre aver sottoscritto un contratto per l’utilizzo del servizio Telemaco, disporre di un dispositivo di Firma Digitale e di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), per ricevere le comunicazioni da parte della Camera di Commercio.

Per non farsi trovare impreparati, è opportuno che ciascuna azienda si attivi sia per registrarsi al portale TELEMACO del sito di INFOCAMERE, sia per verificare il possesso di un certificato di firma digitale ancora in corso di validità, ovvero proceda a richiedere il rilascio di uno nuovo.

La pratica di comunicazione della titolarità effettiva, firmata digitalmente dall’obbligato, deve essere trasmessa dall’obbligato stesso, ovvero da un intermediario abilitato.

Il primo termine di comunicazione è dunque fissato inderogabilmente per il giorno 11 dicembre 2023.

Le variazioni rispetto ai dati e alle informazioni sul titolare effettivo devono essere comunicate entro 30 giorni dal compimento dell’atto.

Con cadenza annuale inoltre è necessario confermare dati e informazioni già trasmesse, entro 12 mesi dalla prima comunicazione o dall’ultima della loro variazione o dall’ultima conferma. Le imprese con personalità giuridica possono effettuare la conferma con il deposito del bilancio.

Gli adempimenti sono telematici ed esenti da bollo ma scontano i diritti di segreteria dovuti alla Camera di Commercio competente.

Regime sanzionatorio

L’omessa comunicazione delle informazioni sul titolare effettivo è punita sul piano amministrativo con la sanzione pecuniaria da €. 103,00 ad €. 1.032,00.

Spetta alla Camera di Commercio territorialmente competente provvedere all’accertamento e alla contestazione della violazione dell’obbligo e all’irrogazione della relativa sanzione amministrativa.

Inoltre, dal momento che la comunicazione del titolare effettivo al registro è resa mediante autodichiarazione da parte dell’amministratore o del fiduciario, trovano applicazione le norme penali e quelle dettate dalle leggi speciali in materia, che puniscono chiunque rilasci dichiarazioni mendaci, formi atti falsi o ne faccia uso nei casi previsti dalla legge.

La sanzione ordinariamente prevista dal Codice penale è aumentata da un terzo alla metà.

Sotto il profilo penalistico, nella individuazione della condotta materiale, occorre tenere presente che l’esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.

Altre specifiche sanzioni sono previste dal Dlgs 231/2007 (antiriciclaggio), che punisce con la reclusione da sei mesi a tre anni e con la multa da 10mila a 30mila euro, non solo chi falsifica i dati e le informazioni relative al titolare effettivo ma anche chi li utilizza.

In questa prospettiva, si potrebbe configurare una ipotesi di concorso nel reato nell’ipotesi di invio di false notizie al registro da parte di chi vi è tenuto e che ha egli stesso contribuito a falsificare.