Smart working - Nuovi obblighi dal 1 settembre 2022

Oggetto: Smart working: cambiano tempi e regole per le comunicazioni dei datori di lavoro

La legge di conversione 122/2022 del decreto Semplificazioni (D.L. n. 73/2022) ha previsto, una modifica alla normativa sul lavoro agile.

In particolare, l’art. 41-bis riscrive completamente il primo comma dell’art. 23, della Legge n. 81/2017, in materia di comunicazione alla pubblica amministrazione dell’avvio del lavoro agile.

L’obbligo di comunicazione dello smart working secondo le nuove regole, introdotte dalla legge di conversione del decreto Semplificazione, potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022 così come chiarito dal Ministero del Lavoro con comunicato dello scorso 26 agosto.

Il Ministero fa, altresì, chiarezza del termine entro il quale va effettuato l’adempimento comunicativo: “nella logica di favorire la semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro, la relativa comunicazione andrà effettuata entro il termine di cinque giorni” dalla stipula dell’accordo di lavoro agile. La mancata comunicazione prevede l’applicazione, da parte dell’Ispettorato del Lavoro, di una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro, per ogni lavoratore interessato”.

Occorre ricordare, infine, che dal 1° settembre cessa anche la possibilità di attivare il lavoro agile senza un previo accordo individuale scritto tra le parti.

Comunicazione del datore di lavoro

La norma prevede che a decorrere dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro debba comunicare in via telematica, al Ministero del lavoro , esclusivamente i seguenti dati dei lavoratori con i quali è stato sottoscritto un accordo di smart working:

1. IL NOMINATIVO DEL LAVORATORE:

- codice fiscale;

- cognome e nome;

- data nascita;

- comune o stato straniero di nascita.

2. LA TIPOLOGIA DI CONTRATTO DI LAVORO APPLICATO AL RAPPORTO DI LAVORO.

3. I DATI DELL’ACCORDO DI LAVORO AGILE:

- data di sottoscrizione dell’accordo;

- tipologia di durata del periodo di lavoro agile (a tempo determinato o a tempo indeterminato) ;

- la data di inizio delle prestazioni di lavoro in modalità agile;

- la data di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile;

4. I DATI INAIL:

- PAT;

- Voce di tariffa;

5. TIPOLOGIA DI COMUNICAZIONE:

- inizio;

- modifica;

- annullamento sottoscrizione;

- recesso.

I dati saranno resi disponibili all’INAIL con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale.

Le indicazioni del Ministero del Lavoro

Il Ministero del Lavoro, in data 22 agosto 2022, ha emanato il decreto ministeriale n. 149/2022, con il quale viene individuata la modalità comunicativa, così come disposto dalla norma di legge.

In particolare, il modulo aggiornato sarà attivo, dal 1° settembre, all’interno del portale dei servizi on-line del Ministero del lavoro, accessibile tramite autenticazione con:

• credenziali SPID;

• Carta d’Identità Elettronica (CIE)

In entrambi i casi, agli utenti è consentito l’accesso alle funzionalità di trasmissione scegliendo uno tra i seguenti profili:

• referente aziendale: può inviare comunicazioni solo per un’azienda, indicata successivamente all’autenticazione utilizzando le regole del portale dei servizi digitali del Ministero del Lavoro;

• soggetto abilitato: nella medesima sessione di lavoro può inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durate la fase di compilazione.

Detta modalità comunicativa potrà essere utilizzata esclusivamente per gli accordi individuali stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022.

Restano comunque valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente.

Il programma telematico consente la trasmissione e consultazione di quattro distinte tipologie di comunicazione:

Inizio: per comunicare l’avvio del periodo di lavoro agile;

Modifica: per apportare delle rettifiche e/o degli aggiornamenti sui periodi di lavoro agile in corso già comunicati. La procedura permette di modificare le seguenti informazioni:

• tipologia rapporto di lavoro;

• PAT INAIL;

• voce di tariffa INAIL;

• tipologia di durata;

• data di sottoscrizione dell’accordo;

• data cessazione.

3. Annullamento: per eliminare la precedente comunicazione di avvio di lavoro agile che non si è realizzata.

4. Recesso: per i casi di chiusura anticipata dei periodi di lavoro agile, ai sensi dell’articolo 19, comma 2 della Legge n. 81/2017. Nessuna comunicazione di recesso dovrà essere effettuata qualora venga rispettata la data di fine comunicata all’atto dell’avvio del lavoro agile.

Con la suindicata procedura, il datore di lavoro non dovrà più allegare, alla comunicazione, l'accordo individuale di smart working, ma dovrà comunque conservarlo per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione (ai sensi di quanto previsto dall’articolo 19, comma 1, della legge 22 maggio 2017, n. 81).

Oltre alla comunicazione singola, qualora il datore di lavoro debba comunicare l’avvio dello smart working per più lavoratori, è possibile utilizzare la trasmissione massiva (modalità Massiva REST).

L’attivazione della modalità massiva REST richiede che il datore di lavoro, o il Soggetto Abilitato, debba inviare una richiesta di contatto tramite un form disponibile nell’URP Online del Ministero del Lavoro:

• Categoria: Comunicazioni telematiche

• Sottocategoria: Lavoro agile - abilitazione servizi REST

Nella richiesta deve essere indicato almeno un referente tecnico al quale potersi rivolgere per concludere la procedura di abilitazione.

Con questo passaggio si realizzerà la registrazione al sistema di gestione degli accessi alle API REST (secondo il modello OAuth2.0) e lo scambio delle informazioni per le invocazioni.

Sanzioni

La mancata comunicazione prevede l’applicazione, da parte dell’Ispettorato del Lavoro, di una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro, per ogni lavoratore interessato.

La sanzione, però, è solo teorica, in quanto il Ministero del Lavoro non ha previsto, all’interno del decreto ministeriale n. 149/2022, entro quando debba essere effettuata la comunicazione telematica, così come richiesto dal legislatore. Infatti, la norma - come modificata dall’art. 41-bis del decreto Semplificazioni - impone la sanzione “in caso di mancata comunicazione secondo le modalità previste dal decreto del Ministro del lavoro …”, modalità non disciplinate dal decreto ministeriale per quanto riguarda il termine di comunicazione.

Comunicazione entro il 1° novembre

In ragione di questo vuoto, lo stesso Ministero del Lavoro ha pubblicato, sul proprio sito internet, un comunicato, del 26 agosto 2022, con il quale informa che ai fini della piena operatività della nuova procedura, dovuta all’adeguamento dei sistemi informatici, in fase di prima applicazione delle nuove modalità l'obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

Il ministero fa, altresì, chiarezza del termine entro il quale va effettuato l’adempimento comunicativo: “nella logica di favorire la semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro, la relativa comunicazione andrà effettuata entro il termine di cinque giorni” dalla stipula dell’accordo di lavoro agile.

Ricordiamo, infine, che dal 1° settembre cessa anche la possibilità di attivare il lavoro agile senza un previo accordo individuale scritto tra le parti.

Elemento obbligatori della comunicazione

Dovendo predisporre un accordo conforme alle specifiche previste dalla normativa di riferimento (Legge n. 81/2017), questi gli elementi da prevedere obbligatoriamente nel testo del documento:

• durata dell’accordo (a termine o a tempo indeterminato);

• alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali;

• luoghi eventualmente da escludere;

• orario minimo di avvio e orario massimo di fine prestazione di lavoro;

• tempi di riposo e misure per assicurare la disconnessione;

• modalità di effettuazione della prestazione lavorativa da remoto ed i riflessi sul potere direttivo e organizzativo;

• strumenti di lavoro;

• forme e modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali;

• attività formativa necessaria per svolgere il lavoro agile;

• forme e modalità di esercizio dei diritti sindacali;

• elenco dispositivi di protezione individuale forniti;

• modalità e motivazioni per il recesso anticipato.